Naar de inhoud
Zorg

Accountant voor zorgaanbieders

Een zorgaanbieder heeft zelden maar één financiële deadline. Productieverantwoording, jaarrekening, openbare jaarverantwoording, WNT en Wtza-verplichtingen kunnen naast elkaar lopen en gebruiken vaak dezelfde brongegevens.

BKCHR brengt eerst in kaart welke verplichtingen voor uw organisatie gelden. Daarna richten we administratie en planning zo in dat dezelfde gegevens niet vier keer opnieuw hoeven te worden uitgezocht. Voor onder meer thuiszorg, jeugdhulp, ggz, gehandicaptenzorg en Wmo-ondersteuning.

Aan wie u verantwoording aflegt

Gemeente of inkoopregio
Productieverantwoording Wmo en Jeugdwet, met controleverklaring
Zorgkantoor
Nacalculatie Wlz
NZa
Toezicht op de jaarverantwoording, en uitstel daarvan
CIBG
Openbare jaarverantwoording zorg via DigiMV

Welke voor u gelden, hangt af van uw financieringsstromen, uw omvang en het aantal zorgverleners dat u meetelt.

Eén administratie, meerdere verantwoordingen

Dezelfde productie loopt door uw ECD, het berichtenverkeer, de facturatie en de boekhouding. Als die bronnen niet op elkaar aansluiten, wordt iedere verantwoording een apart herstelproject. Daarom kijken we liever gedurende het jaar naar de inrichting dan pas vlak voor de deadline: in het voorjaar de productieverantwoording, de openbare jaarverantwoording zorg, de WNT-verantwoording in de jaarrekening en de Wtza-verplichtingen rond bestuur en intern toezicht. Wij zetten de registratie zo op dat één bron alle verantwoordingen voedt. Doen wij daarnaast uw jaarrekening en administratie, dan werkt alles het jaar rond vanuit diezelfde bron.

VoorbeeldEen jeugdhulpaanbieder met contracten bij vijf gemeenten registreerde de zorg per medewerker, maar niet per gemeente en per product. Elke verantwoording begon daardoor met weken uitzoekwerk in oude roosters. Na het herinrichten van de registratie loopt de administratie mee met het berichtenverkeer en is het voorjaar een kwestie van uitdraaien en controleren.

Krijgt uw organisatie naast de zorgcontracten ook subsidie? Kijk dan ook bij de subsidieverklaring.

Uw jaar in verantwoordingen

De verplichtingen komen niet tegelijk, maar ze grijpen wel op elkaar in. Dit is het ritme voor de meeste aanbieders:

WanneerWatAan wie
Januari – februariProductiecijfers aansluiten op het berichtenverkeerintern
Rond 1 maartFinanciële productieverantwoording Wmo en Jeugdwetgemeente of inkoopregio
Uiterlijk 1 aprilControleverklaring bij die verantwoordinggemeente of inkoopregio
Vóór 1 aprilEventueel uitstel jaarverantwoording aanvragenNZa
VoorjaarJaarrekening, inclusief de WNT-verantwoordingintern en openbaar
Uiterlijk 31 meiOpenbare jaarverantwoording zorg via DigiMVCIBG
Rond 1 juniNacalculatie Wlzzorgkantoor

De precieze data staan in uw contract en verschillen per regio. Wat niet verschilt, is wat een vroege start oplevert.

"Wie in januari begint heeft een rustig voorjaar, wie in maart begint niet."
Portret van Ahmed BoukacharAhmed BoukacharMSc LLM RA, registeraccountant en fiscalist

Loopt u tegen de deadline van 31 mei aan, dan is uitstel tot 1 oktober mogelijk wanneer uw financieel dienstverlener onvoldoende capaciteit heeft. Dat verzoek moet vóór 1 april bij de NZa liggen, dus ruim vóórdat het probleem zich voordoet.

Wat wij nodig hebben

  • De contracten met uw gemeenten, inkoopregio's of zorgkantoor
  • De productie-export uit uw ECD of registratiesysteem
  • Het berichtenverkeer over het jaar: toewijzingen en declaraties
  • De jaarrekening en de verantwoordingen van vorig jaar
  • Uw omzet per domein en per regio, en het aantal zorgverleners
  • Informatie over organisatie, personeel en governance, voor zover relevant

Omzet en aantallen bepalen welke verplichtingen überhaupt voor u gelden. Wij beginnen daar dan ook mee.

Zo verloopt het

  1. InventarisatieWelke verplichtingen gelden werkelijk: per domein, per regio, en boven of onder de grenzen.
  2. InrichtingWelke brongegevens moeten het hele jaar goed aansluiten? Eén bron voedt alle verantwoordingen.
  3. PlanningAlle deadlines in één kalender, teruggerekend vanaf de indieningsdata.
  4. UitvoeringJaarrekening en verantwoordingen op het juiste moment.
  5. SignaleringGroei of wijziging in activiteiten kan nieuwe verplichtingen veroorzaken; dat houden we bij.

Schrijft de wet een controle voor die alleen een kantoor met een Wta-vergunning mag uitvoeren, dan loopt die via een samenwerkend kantoor met die vergunning. Wij begeleiden het traject en blijven uw aanspreekpunt.

Wie telt mee als zorgverlener?

Verschillende Wtza-verplichtingen hangen aan een aantal zorgverleners, en dat aantal wordt anders geteld dan mensen verwachten.

Telt mee

  • Iemand die parttime werkt — als één zorgverlener, niet als een halve
  • Zorgverleners die bij een onderaannemer in dienst zijn
  • Ingehuurde zzp'ers

Telt niet mee

  • Administratie, schoonmaak en overige staf
  • Vrijwilligers
  • Stagiairs

Op die manier komt een organisatie sneller boven een drempel uit dan het personeelsoverzicht suggereert. Reken het na voordat u ervan uitgaat dat u eronder blijft; de drempels en plichten staan in Wtza: meldplicht, vergunning en intern toezicht. Moeten de statuten mee veranderen omdat er een toezichthouder bij komt, dan regelen wij dat via ons juridisch advies.

Verder lezen

Uit de kennisbank: uitleg bij de vragen die bij deze dienst horen.

Zorgaanbieder met een deadline?

Noem uw financieringsstromen, de verantwoordingen die eraan komen en de deadline. Dan bepalen we eerst welke werkzaamheden echt nodig zijn.

Gratis kennismaking · op werkdagen binnen 24 uur antwoord

Veelgestelde vragen

Welke verantwoordingen moet een zorgaanbieder jaarlijks aanleveren?

Dat hangt af van financieringsstromen, rechtsvorm, omvang, contracten en toepasselijke wetgeving. Veelvoorkomend: voor Wmo- en Jeugdwetzorg een productieverantwoording, boven de omzetgrens met controleverklaring; Wlz- en Zvw-zorg via de nacalculatie bij het zorgkantoor. Daarnaast kan de openbare jaarverantwoording zorg gelden, en valt uw instelling onder de WNT, dan hoort de bezoldiging in de jaarrekening. Wij brengen eerst in kaart wat voor uw organisatie geldt.

Wanneer heb ik een Wtza-vergunning nodig, en wanneer een interne toezichthouder?

Dat zijn twee losse vragen met twee losse drempels. De vergunningplicht hangt af van het type zorg dat u levert en van uw omvang. Die reikwijdte is per 2025 uitgebreid, dus ga niet af op informatie van voor die datum. Wij toetsen uw situatie aan de regeling zoals die nu geldt. Voor het intern toezicht is het scherper omlijnd: levert u zorg met verblijf, medisch-specialistische zorg, verpleging, persoonlijke verzorging of begeleiding, dan is een interne toezichthouder verplicht boven de tien zorgverleners. Voor overige eerstelijnszorg ligt die grens op vijftig. Die grens is per 1 juli 2025 verhoogd vanaf vijfentwintig. Een raad van toezicht bestaat uit minimaal drie personen; de Governancecode Zorg beperkt de zittingsduur tot twee keer vier jaar. In de praktijk betekent dit dat een thuiszorgorganisatie met dertig zorgverleners wél een toezichthouder moet hebben, en een huisartsenorganisatie van vergelijkbare omvang niet.

Moeten wij ons melden bij het CIBG?

Ja, en dat geldt breder dan de vergunningplicht. Nieuwe zorgaanbieders moeten zich melden vóórdat de zorgverlening begint, ook als er geen vergunning nodig is. Dat geldt voor instellingen én zzp'ers, en voor hoofd- én onderaannemers. Wie zich niet meldt, riskeert een boete van de IGJ. Het is de goedkoopste verplichting van allemaal om op orde te hebben, en de meest vergeten.

Wanneer zijn wij een micro-zorgaanbieder?

Als u op twee opeenvolgende boekjaren aan minstens twee van deze drie criteria voldoet: een balanstotaal van maximaal € 450.000, een netto-omzet van maximaal € 900.000, en gemiddeld minder dan tien werknemers (zzp'ers tellen daarbij niet mee). U kunt dan volstaan met een beperktere vragenlijst, en er wordt minder van uw cijfers openbaar gemaakt. Voor kleine zorgaanbieders die net boven die grens zitten, wordt de volledige winst- en verliesrekening wél openbaar. Dat verrast mensen regelmatig.

Kunnen jullie ook onze hele administratie doen?

Ja, voor zover afgesproken: administratie, salarisverwerking via ons netwerk, jaarrekening en de jaarlijkse verantwoordingen. Het voordeel is dat boekhouding, jaarrekening en verantwoordingen dan vanuit dezelfde inrichting worden opgebouwd.

Wat kost de jaarverantwoording voor een zorgaanbieder?

Een jaarrekening plus jaarverantwoording voor een micro- of kleine zorgaanbieder kost meestal tussen € 2.500 en € 5.000, exclusief btw. Alleen begeleiding bij de DigiMV-aanlevering kost tussen € 1.250 en € 2.500. Een controleverklaring bij de productieverantwoording kost tussen € 3.250 en € 6.000 per verantwoording. De Wlz-nacalculatie prijzen wij op offerte, omdat het model en het aantal zorgkantoren sterk verschillen.