Naar de inhoud
Logo van BKCHR Accountants & Legal Professionals
Accountantsverklaringen

Subsidieverklaring bij uw subsidieverantwoording

Bij een subsidie bepaalt de regeling of beschikking hoe u het geld moet verantwoorden. Soms is daarbij een accountantsproduct vereist. Welke werkzaamheden nodig zijn, staat niet in één algemene regel: de beschikking en het controleprotocol zijn leidend.

Daarom beginnen wij altijd met die documenten. Wij verzorgen subsidieverklaringen voor stichtingen en verenigingen en voor ondernemingen.

  • Beoordeling van beschikking en controleprotocol
  • Controle of andere accountantswerkzaamheden volgens de uitvraag
  • Hulp bij de inrichting van de projectadministratie
  • Planning vanaf de indieningsdeadline
  • Vooraf duidelijkheid over de opdracht en prijs
Leg uw situatie voor Bel ons directBel 06 57 94 54 97

Waar het van afhangt

Wie vraagt erom
De subsidieverstrekker
Waar staat het
In uw beschikking
Wat bepaalt de inhoud
Het controleprotocol bij de regeling
Wanneer
Bij de eindafrekening

Verstrekkers hanteren elk hun eigen drempel en hun eigen protocol. De uwe staat in de beschikking.

Heeft u een accountantsverklaring nodig?

Zoek in de beschikking en de regeling naar de verantwoordingsvoorwaarden en het woord "accountant". Let daarbij op het drempelbedrag, het soort accountantsproduct, het controleprotocol, de verantwoordingsperiode en de uiterste indieningsdatum. Veel regelingen sluiten aan op het Uniform Subsidiekader van de Rijksoverheid, dat met drie arrangementen werkt naar de hoogte van de subsidie. Een stap-voor-stap uitleg staat in wanneer is een subsidieverklaring nodig.

Drie arrangementen, naar de hoogte van de subsidie

  1. Onder de laagste grens Een eigen verklaring volstaat vaak U verantwoordt zelf, zonder accountant.
  2. Daarboven Er komt een accountantsproduct bij Welke vorm dat is, staat in uw beschikking of in het controleprotocol.
  3. Boven de hoogste grens Controleverklaring met verantwoording volgens protocol De zwaarste variant, met een voorgeschreven onderzoek en een vaste tekst.

De bedragen bij deze grenzen staan in uw eigen beschikking. Gemeenten, provincies en fondsen hanteren daarnaast hun eigen grenzen, die soms lager liggen.

Let op de stapeling: krijgt u meerdere subsidies van dezelfde verstrekker, dan tellen die soms bij elkaar op.

Doe dit op de dag dat de beschikking binnenkomt

  1. Lees de beschikking door
  2. Zoek het woord "accountant" op
  3. Zet de datum van de eindafrekening in de agenda

Dat kost tien minuten en voorkomt het meeste gedoe. Weet u niet zeker welk arrangement voor u geldt, stuur de beschikking op. Wij lezen hem na.

Vraagt het protocol om een volledige controle van de jaarrekening, kijk dan bij de controleverklaring. Gaat het om een afgebakende opgave in plaats van een verantwoording, dan volstaat vaak een rapport van feitelijke bevindingen.

Waar het meestal misgaat

De problemen bij een subsidieverantwoording ontstaan bijna nooit aan het eind, maar aan het begin. Kosten die niet per subsidie geboekt zijn. Urenregistraties die er niet zijn. Bonnen die niet aansluiten op wat het protocol vraagt. Richt u de administratie meteen na de beschikking in op dat protocol, dan schrijft de verantwoording zichzelf zo ongeveer.

VoorbeeldEen stichting boekte drie jaar subsidie in één administratie, zonder uitsplitsing per regeling. Bij de eindafrekening moest elke kostenpost alsnog aan de juiste subsidie worden toegerekend. Dat reconstructiewerk kostte uiteindelijk meer dan de verklaring zelf. Bij de volgende beschikking hebben we de administratie meteen per subsidie ingericht. Die verantwoording was in een fractie van de tijd klaar.

Wat wij nodig hebben

  • De subsidiebeschikking en het controleprotocol
  • De projectadministratie met onderliggende facturen en andere bewijsstukken
  • Urenregistraties, als die onderdeel van de verantwoording zijn
  • Eventuele tussenrapportages aan de verstrekker
  • De deadline

Zo verloopt het

  1. Protocol beoordelenWe bepalen welke opdracht en stukken nodig zijn.
  2. Dossier voorbereidenOntbrekende aansluitingen worden vroeg zichtbaar.
  3. Werkzaamheden uitvoerenVragen worden zoveel mogelijk gebundeld.
  4. Verklaring of rapport afrondenIn de vorm die de regeling voorschrijft.

Verder lezen

Uit de kennisbank: uitleg bij de vragen die bij deze dienst horen.

Verder lezen over subsidies en stichtingen

Verantwoording in aantocht?

Noem de regeling en de deadline. Dan kunnen we snel zeggen wat er moet gebeuren en of de planning haalbaar is.

Vraag een kennismaking aan Bel ons directBel 06 57 94 54 97

Gratis kennismaking · op werkdagen binnen 24 uur antwoord

Veelgestelde vragen

Wanneer is een accountantsverklaring bij een subsidie verplicht?

Dat volgt uit de subsidieregeling, de beschikking en/of het controleprotocol. Er bestaat geen universele grens die voor alle subsidies geldt. Lees de beschikking dus meteen na ontvangst, en niet pas als het jaar bijna om is.

Wat is een controleprotocol?

Het protocol beschrijft welke informatie de accountant moet onderzoeken, welke criteria gelden en welke rapportagevorm wordt verlangd. Wijkt uw administratie ervan af, dan kost de verantwoording extra tijd en geld.

Onze deadline is dichtbij. Kan het nog?

Dat hangt af van het protocol, de omvang en de staat van de administratie. Stuur de beschikking, het controleprotocol en de projectadministratie direct; daarna kunnen we een realistische planning geven.

Wat kost een subsidieverklaring?

Een controleverklaring bij een verantwoording volgens controleprotocol kost meestal tussen € 2.750 en € 7.500 per verantwoording, exclusief btw. Vraagt de verstrekker om een rapport van feitelijke bevindingen, dan is het lichter: tussen € 1.500 en € 3.000. Het protocol, het aantal subsidies en de inrichting van de projectadministratie bepalen waar u uitkomt.