Wanneer is een subsidieverklaring nodig?

Lees drie documenten samen

Begin met de subsidieregeling, de verleningsbeschikking en het accountantsprotocol. De regeling bevat algemene voorwaarden, de beschikking maakt ze concreet voor het project en het protocol vertaalt ze naar werkzaamheden van de accountant. Addenda, begrotingswijzigingen en schriftelijke goedkeuringen horen erbij.

Controleer:

• subsidieperiode en uiterste vaststellingsdatum;
• drempel voor een accountantsproduct;
• object van onderzoek: financieel verslag, prestatieverantwoording of beide;
• normenkader en definitie van subsidiabele kosten;
• vereiste zekerheid en modeltekst;
• regels over cofinanciering, btw, overhead, uren en aanbesteding;
• meldingsplicht bij afwijkingen of onderbesteding.

Drie documenten, drie functies

• De subsidieregeling

  Bevat de algemene voorwaarden.

• De verleningsbeschikking

  Maakt die voorwaarden concreet voor dit project.

• Het accountantsprotocol

  Vertaalt ze naar werkzaamheden van de accountant.

Addenda, begrotingswijzigingen en schriftelijke goedkeuringen horen erbij. Een goedgekeurde begrotingswijziging kan bepalen of kosten wel of niet subsidiabel zijn.

Niet elke subsidieverklaring is hetzelfde

Een controleverklaring geeft redelijke zekerheid over de verantwoording. Een beoordelingsverklaring geeft beperkte zekerheid. Soms vraagt een protocol een rapport van feitelijke bevindingen of uitsluitend een bestuursverklaring. Het voorgeschreven model is leidend; “onze accountant kijkt ernaar” is niet voldoende.

Wat een protocol kan voorschrijven

• Controleverklaring

  Redelijke zekerheid over de verantwoording.

• Beoordelingsverklaring

  Beperkte zekerheid.

• Rapport van feitelijke bevindingen

  Alleen de uitkomsten van overeengekomen werkzaamheden.

• Alleen een bestuursverklaring

  Soms vraagt het protocol helemaal geen accountantsproduct.

Het voorgeschreven model is leidend. “Onze accountant kijkt ernaar” is niet voldoende.

Wanneer betrekt u de accountant?

Bij voorkeur direct na subsidieverlening. Dan kan de accountant signaleren of urenregistratie, aanbestedingsdocumentatie of bewijs van prestaties nodig is. Achteraf ontbrekende informatie is vaak niet te herstellen. Neem ook tussentijdse wijzigingen mee: een goedgekeurde begrotingswijziging kan bepalen of kosten wel of niet subsidiabel zijn.

Eerste dossier

Lever beschikking, protocol, begroting, projectplan, projectadministratie, kostenpopulatie, financieringsbronnen en voortgangsrapportages aan. Maak een aansluiting van de subsidieverantwoording naar het grootboek en de jaarrekening.

Stuur BKCHR de beschikking en het controleprotocol voor een eerste beoordeling van product, dossier en planning. Bekijk subsidieverklaring.

Lees ook hoe u het controleprotocol vertaalt naar een controleerbare projectadministratie.