Controleprotocol en projectadministratie bij subsidies

Van norm naar administratief veld

Maak een eisenmatrix

1. Welke protocolbepaling geldt?
2. Welk bewijs is daarvoor nodig?
3. In welk systeem staat dat bewijs?
4. Wie is ervoor verantwoordelijk?
5. Hoe vaak wordt het gecontroleerd?

Voorbeeld: zijn personeelskosten alleen subsidiabel op basis van gerealiseerde uren, dan moet de urenregistratie medewerker, datum, activiteit, accordering en de aansluiting op het salaris bevatten. Een achteraf geschatte verdeling is kwetsbaar.

Maak een eisenmatrix. Noteer per protocolbepaling welk bewijs nodig is, in welk systeem het staat, wie verantwoordelijk is en hoe vaak wordt gecontroleerd. Als personeelskosten alleen subsidiabel zijn op basis van gerealiseerde uren, moet de urenregistratie medewerker, datum, activiteit, accordering en aansluiting op salaris bevatten. Een achteraf geschatte verdeling is kwetsbaar.

Minimale projectadministratie

• Eigen kostenplaats of projectcode
• Goedgekeurde begroting en wijzigingen
• Volledige kostenpopulatie met boekingsreferentie
• Facturen, contracten en betaalbewijzen
• Urenregistraties en aansluiting op salarisadministratie
• Onderbouwing verdeelsleutels en overhead
• Prestatiebewijs, deelnemerslijsten of voortgangsrapportages
• Inkoop- en aanbestedingsdossier waar van toepassing
• Overzicht cofinanciering en andere subsidies
• Aansluiting met grootboek, jaarrekening en subsidieverantwoording

Btw en periodeafgrenzing

Btw is vaak alleen subsidiabel voor zover deze niet verrekenbaar of compensabel is. Leg de fiscale positie vast. Controleer daarnaast of factuurdatum, leveringsdatum en betaling binnen de toegestane periode vallen. Een betaling binnen de projectperiode maakt een niet-projectgerelateerde prestatie niet subsidiabel.

Houdt stand bij de accountant

• Btw die niet verrekenbaar of compensabel is
• Kosten waarvan factuurdatum, leveringsdatum en betaling binnen de toegestane periode vallen
• Een begrotingswijziging met schriftelijke goedkeuring

Lastig of niet te onderbouwen

• Btw die u kunt verrekenen of compenseren
• Een prestatie die niet projectgerelateerd is, ook als de betaling binnen de projectperiode valt
• Een mondelinge instemming met een wijziging

Leg de fiscale positie vast. Meld onderbesteding, vertraging of gewijzigde activiteiten wanneer de beschikking dat verlangt.

Wijzigingen en meldingen

Bewaar niet alleen de gewijzigde begroting, maar ook de schriftelijke goedkeuring. Meld onderbesteding, vertraging of gewijzigde activiteiten wanneer de beschikking dit verlangt. Mondelinge instemming is lastig controleerbaar.

Interne kwartaalcheck

Vergelijk ieder kwartaal realisatie met begroting en voorwaarden. Selecteer enkele kostenposten alsof de accountant ze morgen onderzoekt. Los ontbrekende documenten meteen op en houd een afwijkingenlog bij.

BKCHR kan protocol en projectadministratie vooraf toetsen en de uiteindelijke opdracht plannen. Bekijk subsidieverklaring en de dienstverlening voor stichtingen en verenigingen.