Vrijwillige controle van de jaarrekening: wanneer, door wie en wat het kost

Wat een vrijwillige controle is

Een controle van de jaarrekening is wettelijk verplicht zodra een rechtspersoon op twee opeenvolgende balansdata ten minste twee van de drie groottecriteria overschrijdt. Blijft u daaronder, dan bent u vrij om toch een controle te laten uitvoeren. Dat heet een vrijwillige controle. De accountant werkt volgens de Nederlandse controlestandaarden, verzamelt controle-informatie en geeft een controleverklaring met redelijke zekerheid. Voor de lezer van de jaarrekening is er geen verschil met een wettelijke controle.

Het verschil zit in de aanleiding en in de vraag wie de controle mag uitvoeren. Een wettelijke controle is voorbehouden aan een accountantsorganisatie met een vergunning van de AFM op grond van de Wet toezicht accountantsorganisaties. Voor een vrijwillige controle is die vergunning niet nodig; wel moet de accountant bevoegd zijn om controleopdrachten uit te voeren.

Wanneer organisaties ervoor kiezen

• De statuten schrijven een controle voor. Veel stichtingen en verenigingen hebben die bepaling ooit opgenomen zonder te weten dat de wet hen vrijstelt.
• Aandeelhouders of een raad van toezicht willen zekerheid over de cijfers, bijvoorbeeld omdat het bestuur niet zelf aandeelhouder is.
• Een subsidieverstrekker, opdrachtgever of fonds eist een controleverklaring bij de jaarrekening in plaats van bij één verantwoording.
• Een verkoop, fusie of toetreding van een partner komt eraan en de koper wil gecontroleerde cijfers.
• De organisatie groeit richting de wettelijke grenzen en wil de overgang naar een wettelijke controle niet in één jaar maken.

Wie een vrijwillige controle mag uitvoeren

Een controleopdracht mag alleen worden uitgevoerd door een registeraccountant of een accountant-administratieconsulent met certificeringsbevoegdheid. Een boekhouder of administratiekantoor mag geen controleverklaring afgeven, ook niet bij een vrijwillige controle. Daarnaast geldt een onafhankelijkheidseis: de accountant die de jaarrekening samenstelt, mag diezelfde jaarrekening niet controleren. Laat u de administratie of de jaarrekening bij ons verzorgen, dan voert een ander kantoor de controle uit, of andersom.

Voor een wettelijke controle komt daar de Wta-vergunning bij. BKCHR voert vrijwillige controles zelf uit. Wettelijke controles lopen via een samenwerkend kantoor met die vergunning, waarbij wij het traject begeleiden.

Is een beoordeling niet genoeg?

Vaak wel. Een beoordelingsopdracht geeft beperkte zekerheid, kost ongeveer de helft van een controle en volstaat voor veel aandeelhouders, toezichthouders en subsidieverstrekkers. Vraag de partij die om zekerheid vraagt wat zij precies wil; 'een verklaring van de accountant' is vaak minder dan een volledige controle. Staat in de statuten of het protocol letterlijk 'controleverklaring', dan is een beoordeling geen optie.

Wat een vrijwillige controle kost

De richtprijs voor een vrijwillige controle door BKCHR ligt tussen € 6.500 en € 20.000, exclusief btw. De onderkant geldt voor een kleine organisatie met eenvoudige geldstromen en een administratie die aansluit. Meer entiteiten, subsidiestromen, voorraden of onderhanden werk brengen meer controlewerk mee. Het eerste controlejaar is duurder dan de jaren erna, omdat de accountant dan ook de beginbalans moet controleren. Alle richtprijzen staan op de tarievenpagina.

Zo verloopt een vrijwillige controle

1. Opdrachtbevestiging: wat wordt gecontroleerd, welk verslaggevingskader geldt en wanneer de verklaring klaar moet zijn.
2. Planning en risicoanalyse: welke posten en processen het meeste risico dragen.
3. Interimcontrole in het najaar: processen en interne beheersing, zodat het voorjaar niet alles tegelijk brengt.
4. Eindejaarscontrole: aansluitingen, bevestigingen van derden, schattingen en de toelichting.
5. Afronding: bespreking van bevindingen met bestuur en toezicht, daarna de controleverklaring.

Mini-checklist

• Staat in statuten, contract of protocol letterlijk 'controle' of 'controleverklaring'?
• Overschrijdt u binnen twee jaar twee van de drie groottecriteria? Dan komt een wettelijke controle eraan.
• Wie stelt de jaarrekening samen, en is die partij dus uitgesloten als controleur?
• Is er een beginbalans die nog nooit gecontroleerd is?
• Wanneer moet de verklaring er zijn, en wat is de aanleverdatum van de conceptjaarrekening?

Twijfelt u of een controle nodig is? Lees samenstellen, beoordelen of controleren, of bekijk controleverklaring.