Wlz-nacalculatie: voorbereiding op de accountantscontrole

Begin bij de contractafspraken

Leg per prestatie vast welke productieafspraak, prijs, capaciteit, herschikking en eventuele toeslag geldt. Neem ook aanvullende afspraken, correcties en correspondentie met het zorgkantoor op. Een bedrag dat in de administratie logisch lijkt, kan buiten de contractuele ruimte vallen.

Bouw een controleerbare productieketen

De nacalculatie moet aansluiten op de bronregistraties. Zorg dat van elke gerapporteerde prestatie kan worden teruggegaan naar indicatie of toewijzing, cliëntregistratie, feitelijke levering, declaratie en financiële verwerking. Leg systeemovergangen en handmatige correcties apart vast.

Maak vervolgens drie aansluitingen:

1. productieadministratie naar declaratiegegevens;
2. declaratiegegevens naar opbrengsten in het grootboek;
3. nacalculatieformulier naar jaarrekening en contractruimte.

Verschillen hoeven niet altijd fouten te zijn. Onderhanden werk, retourinformatie, correcties en timing kunnen legitiem zijn, mits de organisatie ze kan verklaren en documenteren.

Drie aansluitingen, in deze volgorde

1. Productieadministratie Prestaties zoals geregistreerd in de bronsystemen
2. Declaratiegegevens Eerste aansluiting: productie naar declaraties
3. Opbrengsten in het grootboek Tweede aansluiting: declaraties naar opbrengsten
4. Nacalculatieformulier Derde aansluiting: naar jaarrekening en contractruimte

Verschillen hoeven geen fouten te zijn. Onderhanden werk, retourinformatie, correcties en timing kunnen legitiem zijn, mits de organisatie ze kan verklaren en documenteren.

Controleprotocol bepaalt de werkzaamheden

Het protocol beschrijft welke onderdelen onder assurance vallen, welke toleranties gelden en hoe de accountant rapporteert. Lees dit vóór de afsluiting. Als bijvoorbeeld bestaan van productie of een specifieke toeslag centraal staat, moet het dossier op dat moment controleerbaar zijn.

Dossier dat tijd bespaart

• Actuele productie- en prijsafspraken
• Nacalculatieformulier met versiebeheer
• Aansluiting productie, declaraties, grootboek en jaarrekening
• Overzicht afkeur, retourinformatie en herstelboekingen
• Onderbouwing van mutatiedagen, toeslagen en capaciteit
• Rapportages uit bronsystemen met selectiedatum en parameters
• Beschrijving van belangrijke interne controles
• Bestuurlijke beoordeling van schattingen en verschillen

Stuur BKCHR het actuele nacalculatiemodel, protocol en uw eerste aansluiting om de opdracht en planning te beoordelen. Zie productieverantwoording zorg.